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Tomorrow's health is... Defining a new possible.

Coordonateur.trice administratif.ve Centre de Distribution de Québec

Québec, Canada Job ID JR0108969 Category Administrative Assistant Post Date Apr. 01, 2024
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McKesson is an impact-driven, Fortune 10 company that touches virtually every aspect of healthcare. We are known for delivering insights, products, and services that make quality care more accessible and affordable. Here, we focus on the health, happiness, and well-being of you and those we serve – we care. What you do at McKesson matters. We foster a culture where you can grow, make an impact, and are empowered to bring new ideas. Together, we thrive as we shape the future of health for patients, our communities, and our people. If you want to be part of tomorrow’s health today, we want to hear from you.

Relevant directement de la directrice des opérations, le.a coordonateur.trice administratif.ve joue un rôle de premier plan dans la gouvernance, la coordination des tâches administratives et la gestion de projet.

La personne collaborera dans un environnement en présentiel et doit être capable de travailler sous pression et de jongler avec plusieurs mandats simultanément. Tout en demeurant flexible, proactif.ve et efficace, la personne aura la capacité de faire preuve d’un bon jugement dans diverses situations, ainsi que la capacité de maintenir un équilibre réaliste entre plusieurs priorités.

La personne est reconnue pour sa proactivité et pour son sens de l’organisation en plus de sa capacité d’adaptation et sa rigueur. Le.a candidat.e idéal.e doit avoir d'excellentes compétences en communication orale et écrite et être capable d'organiser son travail en utilisant des outils tels que la Suite Microsoft Office.

Responsabilités spécifiques

Gouvernance (40%)

  • Mettre en place un cadre de gestion permettant l’exécution sans failles des processus clés, projets et initiatives stratégiques
  • Développer des indicateurs clés de performances afin d’assurer le suivi accru des activités opérationnelles, déterminer les paramètres d’application, comprenant la fréquence des rapports et les plans de communication;
  • Collaborer avec les différents intervenants afin de favoriser un environnement de travail mobilisant et gratifiant;
  • Travailler en étroite collaboration avec les diverses fonctions afin d’assurer le respect et l’application des règles, règlements, procédures et lois applicables;
  • Agir en tant que chef d’orchestre au sein de l’équipe de gestion afin d’assurer la coordination des différents processus, projets et initiatives stratégiques.

Tâches administratives (35%)

  • Participer à la préparation, à la révision, à la rédaction, à la traduction, s’il y a lieu, et à la production des présentations;
  • Compléter et mettre à jour les différents rapports de fin de période, vérifier les comptes de frais des services et relever les écarts;
  • Rédiger et transmettre la correspondance générale ou confidentielle de la directrice;
  • Participer à la préparation et à la mise à jour des dossiers électroniques;
  • Travailler en étroite collaboration avec la directrice des opérations afin de la tenir informée des engagements et des responsabilités à venir, et effectuer les suivis appropriés ;
  • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de l’approvisionnement afin d’assurer l’atteinte des indicateurs clé de performance par la prise de rendez-vous de nos fournisseurs;
  • Coordination du volume promotionnel avec l’équipe de l’entrepôt;
  • Collaborer avec les diverses fonctions afin d’aligner les opérations, les besoins en personnels et le surtemps afin d’assurer un service à nos clients;
  • Exécution et suivi des formations et suivis des nouvelles embauches lors du programme d’intégration;
  • Assurer l’exécution et le suivi des formations exigés par McKesson;

Gestion de projets (25%)

  • Supporter les gestionnaires et les membres de son équipe dans la planification et communication de projets stratégiques et d’amélioration continue;
  • Supporter les gestionnaires et les membres de son équipe dans l’élaboration des stratégies et des plans de gestion du changement;
  • Participer à la cartographie des processus clés (process mapping);
  • Valider la réalisation des différents jalons;
  • Rédiger, mettre en page et présenter les rapports d’avancement;
  • Effectuer des différents suivis relatifs à la réalisation des projets;
  • Compléter le bilan final de fin de projet et en faire un post-mortem.

Expérience minimale requise

  • Nécessite généralement plus de 3 ans de relation expérience.

Formation et compétences

  • Détenir un minimum de cinq années d’expérience acquise dans le cadre d’un poste similaire, au niveau de la haute direction;
  • Être bilingue, à l’oral et à l’écrit, avec maîtrise de la grammaire française et anglaise;
  • Maîtriser la suite d’applications MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint, Forms, etc.);
  • Avoir de la facilité avec les chiffres et posséder de l’expérience en présentation de document;
  • Travailler avec précision et efficacité;
  • Être en mesure de travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision;
  • Posséder des aptitudes pour la planification, l’organisation et la gestion des activités en fonction des priorités;
  • Habileté à travailler en collaboration avec une équipe et à communiquer efficacement avec les collaborateurs et les clients;
  • Disposer de très solides aptitudes interpersonnelles et capacité à créer des relations avec les parties prenantes, y compris les dirigeants, tout le personnel, les entrepreneurs et les clients;
  • Démontrer un haut niveau de professionnalisme; la capacité démontrée de traiter des renseignements confidentiels est cruciale dans ce rôle ;
  • Savoir identifier les urgences, prendre action lorsque nécessaire et avoir la capacité de travailler sous pression;
  • Être reconnu.e pour son autonomie, son souci du détail, son leadership, sa discrétion, sa flexibilité, son implication et sa proactivité.

Career Level – IC Business Support – B3

At McKesson, we care about the well-being of the patients and communities we serve, and that starts with caring for our people. That’s why we have a Total Rewards package that includes comprehensive benefits to supportphysical, mental, and financial well-being. Our Total Rewards offerings serve the different needs of our diverse employee population and ensure they are the healthiest versions of themselves. For more information regarding benefits at McKesson, pleaseclick here.

As part of Total Rewards, we are proud to offer a competitive compensation package at McKesson. This is determined by several factors, including performance, experience and skills, equity, regular job market evaluations, and geographical markets. In addition to base pay, other compensation, such as an annual bonus or long-term incentive opportunities may be offered.

Our Base Pay Range for this position

$39,100 - $65,100

McKesson is an Equal Opportunity employer.

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